PowerPoint-এ Read-only এবং Restricted Access কনফিগার করার মাধ্যমে আপনি আপনার প্রেজেন্টেশনটির নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে পারেন, যাতে অন্যরা ফাইলটি শুধুমাত্র দেখতে পারে বা নির্দিষ্ট কিছু পরিবর্তন করতে পারে। এগুলি বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ যখন আপনি প্রেজেন্টেশনটি শেয়ার করেন এবং চান না যে অন্যরা সেটির কন্টেন্টে অবাঞ্ছিত পরিবর্তন করুক।
Read-only কনফিগার করা
Read-only অপশন ব্যবহার করার মাধ্যমে আপনি ফাইলটি অন্যদের শুধুমাত্র দেখার জন্য সীমাবদ্ধ করতে পারেন, যাতে তারা প্রেজেন্টেশনটি সম্পাদনা করতে না পারে।
Read-only কনফিগার করার পদক্ষেপ:
- PowerPoint ফাইলটি ওপেন করুন:
- প্রথমে PowerPoint ফাইলটি ওপেন করুন যা আপনি read-only করতে চান।
- File মেনু থেকে Info নির্বাচন করুন:
- File ট্যাব থেকে Info অপশন সিলেক্ট করুন।
- Protect Presentation অপশন নির্বাচন করুন:
- এখানে, Protect Presentation অপশনটি ক্লিক করুন। এর মধ্যে থেকে Always Open Read-Only অপশনটি নির্বাচন করুন।
- Save করুন:
- এবার আপনার প্রেজেন্টেশনটি Read-only মোডে সেভ হয়ে যাবে। এই সেটিংয়ের ফলে যখন কেউ ফাইলটি ওপেন করবে, তখন এটি শুধুমাত্র দেখা যাবে, সম্পাদনা করা যাবে না।
Restricted Access কনফিগার করা
Restricted Access এর মাধ্যমে আপনি ফাইলের নির্দিষ্ট অংশগুলো বা পুরো ফাইলটি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের জন্য অনুমোদিত করতে পারেন। এটি Microsoft 365 (অথবা Office 365) ব্যবহারকারীদের জন্য একটি শক্তিশালী নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্য, যা ফাইল শেয়ারিংকে আরও নিরাপদ করে।
Restricted Access কনফিগার করার পদক্ষেপ:
- Microsoft 365 অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন:
- Microsoft 365 অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন এবং PowerPoint ফাইলটি ওপেন করুন।
- File মেনু থেকে Info নির্বাচন করুন:
- File ট্যাব থেকে Info অপশন সিলেক্ট করুন।
- Protect Presentation নির্বাচন করুন:
- এখানে, Protect Presentation অপশনটির মধ্যে থেকে Restrict Access বা Manage Access অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- Permission Set করুন:
- Manage Access অথবা Restrict Editing অপশন থেকে আপনি নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের জন্য অনুমতি কনফিগার করতে পারবেন।
- আপনি ফাইলের উপর Read-only, Can Edit, বা No Editing অনুমতি নির্বাচন করতে পারবেন।
- আপনি ব্যবহারকারী ভিত্তিক অনুমতি দিতে পারবেন। উদাহরণস্বরূপ, Only Specific People বা View Only।
- Manage Access অথবা Restrict Editing অপশন থেকে আপনি নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের জন্য অনুমতি কনফিগার করতে পারবেন।
- Access Settings কনফিগার করা:
- আপনি Document Information Rights Management (IRM) ব্যবহার করে আরও বিস্তারিত কন্ট্রোল করতে পারবেন, যেমন নির্দিষ্ট সময় পর ফাইলটি এক্সপায়ার করা, ফাইলটি কপি বা প্রিন্ট করা যাবে না, ইত্যাদি।
- Access Share করা:
- আপনি যখন শেয়ার করবেন, তখন শেয়ার লিঙ্কের মাধ্যমে শুধুমাত্র অনুমোদিত ব্যক্তিরাই ফাইলটি দেখতে বা এডিট করতে পারবে, অন্যরা তা দেখতে পারবে না বা সম্পাদনা করতে পারবে না।
Read-only এবং Restricted Access এর সুবিধা
- নিরাপত্তা: Read-only এবং Restricted Access সেটিংস ব্যবহার করে আপনি আপনার প্রেজেন্টেশনের কন্টেন্ট নিরাপদ রাখতে পারেন, যাতে অন্যরা ইচ্ছাকৃতভাবে বা অনিচ্ছাকৃতভাবে তথ্য পরিবর্তন না করতে পারে।
- নিয়ন্ত্রণ: এই সেটিংগুলো আপনাকে পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ দেয় যে, কে আপনার ফাইলটি সম্পাদনা করতে পারবে এবং কে শুধুমাত্র দেখতে পারবে।
- শেয়ারিং সুবিধা: যখন আপনি বড় দলে বা বিভিন্ন ব্যক্তির কাছে ফাইল শেয়ার করেন, তখন এ ধরনের নিরাপত্তা নিশ্চিত করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
এইভাবে, Read-only এবং Restricted Access কনফিগার করে আপনি আপনার PowerPoint প্রেজেন্টেশনকে নিরাপদ এবং নিয়ন্ত্রিত রাখতে পারেন, যাতে ফাইলটির কন্টেন্ট সঠিকভাবে এবং নিরাপদভাবে ব্যবহৃত হয়।
Read more